Retningslinjer for søknader om støtte fra Klanens fond
Vedtatt av Klanens årsmøte 10. mars 2011.
I vedtektene for Klanens fond heter det:
«Klanens breddefond har som formål å støtte breddeidretten i Vålerengens Idrettsforening. Alle idrettslag underlagt VIF kan søke om støtte fra bredde¬fondet. Tiltak som kommer mange utøvere til nytte eller har en langsiktig virkning skal prioriteres. Midler fra fondet skal ikke gis til ordinær drift.
1913-fondet har som formål å støtte veldedige og/eller humanitære formål relatert til Vålerenga eller Klanens virksomhet, prosjekter som er av interesse for Klanen eller Vålerenga, eller prosjekter som søtter opp om Klanens vedtektsfestede grunnholdning.»
Søknader
Søknadene skal rettes skriftlig til Klanens styre og inneholde budsjett for bruk av midlene. Søknader med budsjett sendes til styret[ætt]klanen.no. Søknader om støtte fra breddefondet skal sendes med kopi til VIF og leder av det aktuelle idrettslaget.
Dokumentasjon
Det skal fremgå av søknaden hvem som står som søker. Søknadene skal inneholde en beskrivelse av det omsøkte tiltaket, og budsjett for prosjektet. Andre finansieringskilder og inntekter, inkludert dugnadsinnsats, skal synliggjøres.
Søknadsfrister
Midler fra breddefondet og 1913-fondet tildeles i hovedsak etter tre årlige søknadsfrister: 1. februar, 1. mai og 1. september. Klanens styre vil normalt behandle innkomne søknader innen 3 uker etter søknadsfristens utløp. Styret kan om nødvendig behandle søknader utenom søknadsfristene.
Betingelser
Klanens styre kan sette tilleggbetingelser for støtten. Klanens styre har anledning til å kreve dokumentasjon på at midlene er benyttet til det formålet de ble innvilget til. Ved misbruk av tildelte midler fra fondet kan hele eller deler av det bevilgede beløpet kreves tilbakebetalt.
Det forutsettes at eventuelt utstyr/klær med VIF-logo som inngår i søknaden kjøpes inn gjennom Sjappa.
Utbetaling
Søker er ansvarlig for å levere korrekt utbetalingsinformasjon til Klanen ved okonomi[ætt]klanen.no, eventuelt sende faktura. Midler fra breddefondet utbetales til det aktuelle idrettslagets konto. Klanen kan etter avtale betale faktura for påløpte omsøkte kostnader direkte.
